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Import and Export of Competence Categories

1 Description

It should be possible to export a competence category and import it to another ILIAS installation. Additionally, competence assignments made on the original installation (e.g. a test that uses competence service) should be restorable on the new installation when content is imported from the original installation (this requires an extension of the export / import of tests, question pools and surveys).

The general aim of this feature is to support the re-use of compentence categories and content tagged with competencies when sharing content. Example:

• The project optes uses competence categories for mathematical competencies. Test questions are assigned to competence levels. If another institution wants to use these questions with competence assignments, it has to build up the competence category from scratch and restore the competence assignments for every single question by editing the questions.

The origin of a competence category should be stored by using the NIC of the original ILIAS client.

1.1 Decisions and Suggestions from Competence Workshop

A workshop about a further extension of the competence management and the support of competences in ILIAS has taken place in Hamburg in February 2016.

The objective is to export a learning-objective-driven course including the competence data.

Competences, templates, assigned competence levels and threshholds are to be transfered to a new platform allong with the course and all objects contained in it. 
After a two-step export / import the assignments are to be restored in the target platform.

It is required not only to export the whole course but also to export individual tests and according pools respectively surveys. 

1.1.1 Suggested Workflow

Precondition: the exporting platform has a registered NIC-ID.

1. Export competence category: In the Administration the administrator exports the competence category that comtains all competences that are assigned to the learning-objective-driven course.
   • All competences, levels and if applicable used templates are exported.
   • The export-file contains the NIC-ID of the exporting platform.
   • In the export-file all competences have exactly the status they had in the exporting platform, only the top-most node is set to "Draft (Offline)". Thus the compenences will not be available to users immediatly after import.  
2. Export course: In the repository the course is exported. Competence data of tests, poops or surveys in the course are exported with the object. The export-files contain the NIC-ID of the exporting platform.
3. Import of competence category: In the Administration of the target platform the administrator imports the export-file of the competence category. The export file is imported on the top-most node of the competence management. The administrator sets the top-most node of the imported competence category to "Published" manually. 
4. Import course: In the repository the course is imported. Competence data (assigned levels and threshorlds) magically assign themselves to the competences previously imported.
5. Receive report: The user importing the course receives a report on how the import went. S/he gets a list of question-IDs which could not be restored.

1.1.2 Open Issues

• What happens if the "Required Amount of Answers for Competence Triggers" of target and source plattform differ? It could happen that the target platform requires i.e. 10 questions to be answered before writing a competence level and the imported course offers only three questions per competence and thus members of this course could never attain a competence using only this course.
• In optes course refereneces are heavily used. At least in copying references are turned to objects. This would produce a problem if it is this way with export, too. Then there would be courses in courses.

1.2 Phase 1, Alex Killing, 14 Mar 2016

The following first steps are currently offered to the optes project (DHBW).

1.2.1 Kompetenzen: Export und Import von Kompetenzhierarchien

Es soll ein Export für die folgenden Daten implementiert werden.

• Kompetenzkategorien
• Kompetenzen mit Kompetenzausprägungen
• Vorlagenkategorien
• Kompetenzvorlagen mit Kompetenzausprägungen

Es ist ferner bereits in ILIAS möglich, einzelnen Kompetenzausprägungen Lernressourcen zuzuordnen. Diese Zuordnungen werden in dieser ersten Implementierung nicht mit exportiert, da die Lernressourcen im Zielsystem im Allgemeinen nicht vorhanden sind.

Der Export kann in beliebigen Knoten der Kompetenzhierarchie gestartet werden, d.h. es müssen nicht immer alle Kompetenzen exportiert werden. Der Export erkennt selbständig etwaige Abhängigkeiten zu Vorlagen und exportiert diese als Vorlagen mit.

Der Import von Kompetenzen erfolgt immer zunächst auf die oberste Ebene des Kompetenzmanagements in der ILIAS-Administration. Die auf oberster Ebene importierten Knoten werden dabei immer zunächst auf den Status „In Vorbereitung (Offline)“ gesetzt. Der Status tieferliegender Knoten bleibt erhalten, d.h. entspricht jeweils dem Status auf der Quellinstallation.

1.2.2 Kompetenzen: Export und Import von Profilen

Kompetenzprofile bestehen aus einer Menge an Kompetenzausprägungen. Es soll ein Export und Import für die Kompetenzprofile implementiert werden. Die zugewiesenen Kompetenzen sollten vorher separat exportiert/importiert werden. Beim Import der Profile wird nach Ausprägungen bereits importierter Kompetenzen gesucht. Diese werden bei Erfolg automatisch zugeordnet.

1.2.3 Kompetenzen: Änderbarkeit genutzter Kompetenzen

Aktuell wird nur das Löschen von Kompetenzen unterbunden, sobald diese in Benutzung sind. Folgende weiteren Aktionen sollen verhindert werden:

• Hinzufügen von Kompetenzausprägungen
• Löschen von Kompetenzausprägungen

Beim Editieren der Kompetenzausprägungen oder der Kompetenzen selbst, soll eine Bildschirmnachricht über die Nutzung informieren und verdeutlichen, dass sich Änderungen auf die bereits genutzten Kompetenzen auswirken.

1.2.4 Kompetenzen: Schnittstelle für andere Komponenten

Damit konsumierende Komponenten Zuordnungen zu Kompetenzdaten beim Import aktualisieren können, benötigen sie ein „Mapping“ von alten IDs des Quellsystems zu neuen IDs auf dem Zielsystem. Mit der Implementierung des Imports für Kompetenzen werden diese Daten grundsätzlich abgespeichert. Über eine Schnittstelle werden diese nun verfügbar gemacht.

• Abfrage, welche gültigen Kompetenz-IDs (Kombination von TRefId und Base-Skill ID) zu gegebenen Import-IDs des Quellsystems auf dem Zielsystem gefunden werden.
• Abfrage, welche gültigen Kompetenzausprägungs-IDs zu gegebenen Import-IDs des Quellsystems auf dem Zielsystem gefunden werden.

Da Daten evtl. häufiger importiert wurden, können auch jeweils mehrere gültige neue IDs auf dem Zielsystem erhalten werden. Zu diesem Zweck wird je ID ein Erstellungsdatum mitgegeben, damit z.B. die neueste ID zugeordnet werden kann.

1.2.5 Umfragen: Export und Import von Kompetenzzuordnungen bei 360° Umfragen

360°-Umfragen sollen die Zuordnungen von Kompetenzen und Schwellenwerte von Kompetenzausprägungen mit exportieren. Sofern diese Daten bereits importierten Kompetenzen zugeordnet werden können, werden sie beim Import der 360° entsprechend aktualisiert.

1.2.6 Abgrenzung

Zuordnungen von Lernressourcen zu Kompetenzausprägungen werden noch nicht mir exportiert/importiert.

Alle Daten mit Benutzerbezug wie Selbsteinschätzungen, erreichte Ausprägungen oder Zuordnungen von Profilen zu Benutzern werden nicht mit exportiert/importiert.

2 Additional Information

• Idea / concept: Wolfgang Hübsch (admin@ivbbs.de), Kunkel, Matthias [mkunkel]
• Funding: DHBW
• Maintainer: Killing, Alexander [alex]
• Development: Feature is to be developed by Leifos
• Test cases: …

3 Discussion

JF 21 Nov 2011: We highly appreciate this idea and schedule it for ILIAS 4.3.

Kunkel, Matthias [mkunkel], Feb 01, 2016: I have extended the original request by Wolfgang and would like to suggest it as feature for 5.2. This request focuses only on the export and import of competence categories (incl. all embedded competencies). The original request mentioned also to export competencies on its own. But IMHO it does not make sense to export a single competence.

Jackisch, Ingo [jackisch], Feb 02, 2016: IMHO we should apporach this feature in several phases. The current version of this Eintry and Matthias' comment describe the needs for the transport of competence related entries in a blank installation, nothing to ad here. From an admin's point of view export and import in different steps (like import competence categories first, thne proceed with question pools, go to tests/ surveys) should be realistic. I would consider this as phase 1 of a solution. In phase 2 we have to consider how the target platform deals with competences, especially if competences were heavily used and now other cometences are imported.

JourFixe, ILIAS [jourfixe], March 14, 2016: We highly appreciate this feature and schedule it for 5.2 with the following extensions:

• When importing a competence structure, ILIAS should first check if the import IDs are already existing. If so, a confirmation screen should be displayed if the existing structure should be overwritten or kept.
• When importing a 360° survey, ILIAS should show a message of missing relationships after an import.
• When importing competence profiles, ILIAS should show a message of missing relationships after an import.

4 Implementation

Exports are always listed in the export tab. Then can be triggered by selecting a number of competence nodes and select "Export" in the drop down, or directly on the export tab (complete export).

Profiles can be exported and imported from the profile tab. Note that export files will be listed in the general export table.

Actions for competence levels of competences in use are now limited.

Test Cases

Test cases completed at 2016-06-14 by atoedt

• 12710: Kompetenzen mit Komptenzausprägungen exportieren und importieren
• 12711: Kompetenzkategorien exportieren und importieren
• 12714: Kompetenzprofile importieren und exportieren
• 12715: Löschung genutzter Kompetenzen nicht möglich
• 12719: Hinzufügen von Kompetenzausprägungen zu genutzten Kompetenzen nicht möglich
• 12717: Kompetenzzuordnungen von 360° Umfragen exportieren und importieren

Approval

Approved at 2016-07-25 by Jackisch, Ingo [jackisch].