Texte schreiben 

• Schreiben Sie kurze Sätze. Vermeiden Sie lange oder verschachtelte Sätze.
• Wechseln Sie Absätze nur mit einer einzigen Leerzeile. Für Menschen, die Braillezeilen (Computer-Ausgabegerät für blinde Menschen) nutzen, sind mehrere Leerzeilen sehr störend. Erzeugen Sie Abstände durch Absatzformate. 
• Nutzen Sie einen einzelnen Tabulatorschritt um Lücken im Text zu erzeugen, und setzen Sie eine Tabulatorposition, um die Größe der Lücke festzulegen. Verwenden Sie keine Reihe von wiederholten Leerzeichen. Eine Anleitung zur Erstellung barrierefreier Formulare finden Sie an anderer Stelle in der Toolbox. 

Texte formatieren

• Screenreader erkennen fett oder groß gesetzten Text nicht als Überschrift. Nutzen Sie deshalb immer Formatvorlagen, um Überschriften auszuzeichnen. Screenreader ermöglichen ein schnelles Springen durch solche Überschriftenformate. 
• Richten Sie den gesamten Text linksbündig aus. Die unterschiedlichen Zeilenlängen bieten eine bessere Orientierung als der Blocksatz.
• Vermeiden Sie rechtsbündige Texte: Menschen mit verminderter Sehkraft vergrößern den Bildschirminhalt mittels Zoom oder Lupenfunktion und finden nicht-linksbündig platzierte Inhalte nicht.
  
• Verzichten Sie auf die automatische Silbentrennung, weil sie bei bestimmten Beeinträchtigungen den Lesefluss durch die Pause im Wort stört.
  
• Achten Sie auf eine gute Unterscheidbarkeit von Farben und ausreichende Kontraste. Die Barrierefreiheitsprüfung von Word unterstützt Sie dabei.
• Setzen Sie Farbe nicht als einziges Mittel einer Information ein. Informationen müssen auch ohne Farbe auf schwarz-weißen E-Book-Readern oder für Menschen mit Farbfehlsichtigkeiten funktionieren.

Alternativtexte für Bilder formulieren

Bedeutungstragende Bilder, Grafiken oder Fotos benötigen einen Alternativtext.

Sofern Bilder, Grafiken oder Fotos nur dekorativ sind, setzen Sie einen Leerschritt in den Alternativtext, um sie als "nur dekorativ" zu markieren. 

Tipps zum Schreiben von Alternativtexten zu Bildern finden Sie hier in der Toolbox. 

Tabellen in Word korrekt verwenden 

Verwenden Sie Tabellen nur für geradlinige, tabellarische Listen, nicht für Gestaltung oder Seitendesign. Nie mit Tabellen layouten, nie!

• Alle Zeilen haben gleich viele Spalten. Alle Spalten haben gleich viele Zeilen. 
• Niemals eine Tabelle in eine Tabelle einbinden. Screenreader funktionieren ansonsten eingeschränkt und geben unverständliche oder sinnlose Wörter aus.
• Zeichnen Sie Tabellenüberschriften als "Kopfzeile" aus.
• Falls erste Spalte beschreibende Begriffe für die daneben liegenden Inhalte enthält (Zeilenbeschriftung), setzen Sie die Eigenschaft „Erste Spalte“:  Wählen Sie im Word-Menü Tabellentools | Entwurf | Erste Spalte 
• Sehr lange Tabellen erstecken sich über mehr als eine Seite. In solchen Fällen sollten die Kopfzeilen bzw. Tabellenüberschriften wiederholt werden, damit sie über einen Seitenwechsel hinaus nochmals angezeigt werden.
• Achten Sie darauf, dass Seitenwechsel nur zwischen Tabellenzeilen  erfolgen  und nicht innerhalb einer mehrzeiligen Tabellenzelle.

Word-Metadaten eintragen

• Wichtig: Vergeben Sie einen Dokumenttitel. Der Dokumententitel wird vom Screenreader statt des oft kryptischen Dateinamens vorgelesen. 
• Es ist hilfreich, wenn für Dokumente eine Dokumentbeschreibung hinterlegt wird. 
• Auch weitere Angaben wie Autorin usw. sind hilfreich. 

Eingebaute Überprüfung auf Barrierefreiheit nutzen

Nutzen Sie die Rechtschreib- und Barrierefreiheitsprüfung. Sie finden beides im Menü "Überprüfen":

• Stellen sie für alle Teile des Dokuments die korrekte Sprache für die Rechtschreibprüfung ein. Die Sprache und Rechtschreibprüfung sind für das Vorlesen durch Screenreader mit korrekter Aussprache entscheidend. 
• Korrigieren Sie den Text vollständig. Führen Sie eine Rechtschreibprüfung durch. Beheben Sie alle, wirklich alle Fehler. Screenreader sagen an, wenn ein Fehler vorliegt. Das belastet sehr.
• Überprüfen Sie die Barrierefreiheit. Nutzen Sie das Menü: "Überprüfen | Barrierefreiheit". Sichten Sie alle Warnungen und Fehler. Korrigieren Sie alle Fehler.

Vielleicht noch als PDF exportieren 

Verwenden Sie für den PDF-Export ausschließlich den Word-Speichern-Dialog. 

1. Öffnen Sie im Menü Datei den Punkt "Speichern unter ..." aus. 
2. Wählen Sie als Dateityp "PDF" aus.
3. Öffnen sie die Speichern-Optionen (Schalter "Optionen") und setzen Sie dort die folgenden Häkchen im Abschnitt "Nicht druckbare Informationen einschließen":
   • Textmarken erstellen mit Hilfe von Überschriften (nur möglich, wenn Überschriften-Formatvorlagen verwendet wurden)
   • Dokumenteigenschaften
   • Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit