Hierarchie von Vorlagen und Layouts 

In PowerPoint Folien gibt es ein hierarchisches Zusammenspiel von Vorlagen und Layouts:

• Designvorlagen werden typischerweise beim Anlegen einer Präsentation ausgewählt. Eine Designvorlage lässt sich aber auch nachträglich wechseln. Designvorlagen enthalten mehrere Folienmaster.
• Folienmaster enthalten Vorgaben für spezifische Folienlayouts. In den Folienmastern nehmen Sie Einstellungen vor, die sich gleichzeitig auf alle Folien der Präsentation auswirken oder nur Folien eines bestimmten Layouts ändern.
• Folienlayouts sind die Grundlage für individuellen Einzelfolien der Präsentation.
  Jede Folie basiert auf einem bestimmten Folienlayout, wie zum Beispiel "Titelfolie", "Titel und Inhalt", "Zwei Inhalte" usw.

Optische Anordnung ≠ verankerte Reihenfolge 

Das Arrangement von Objekten wie Textfeldern, Abbildungen, SmartArts usw. auf einer Folie wirkt sich auf die Verständlichkeit des Inhalts aus. 

Die optische Darstellung entspricht nicht der im Dokument verankerten Reihenfolge der Objekte.

Unabhängig von der optischen Anordnung speichert Powerpoint die Objekte einer Folie in der Reihenfolge ab, in der wir sie chronologisch angelegt haben. Diese Reihenfolge nutzen Screenreader zum Vorlesen von Folieninhalten. Oft entspricht sie aber nicht der inhaltlichen Logik der Folie, wenn wir Objekte mit der Maus am Bildschirm neu anordnen.

• Prüfen und korrigieren Sie die Reihenfolge in Powerpoint in der Start-Leiste unter der Kategorie "Zeichnen" mit der Funktion "Anordnen | Auswahlbereich…".
• Ihnen wird dann die Objektreihenfolge der Folie angezeigt. Ziehen Sie die Objekte mit der Maus in eine Reihenfolge, die dem Inhalt logisch entspricht. Das erste Objekt liegt in dabei dieser Darstellung immer ganz unten in der Liste, das letzte Objekt ganz oben.

Barrierefreie Inhalte produzieren

• Benutzen Sie in Folien einen Seitenaufbau, der Menschen intuitiv und logisch durch den Inhalt leitet. Halten Sie an dem gewählten Seitenlayout fest, das unterstützt die Nachvollziehbarkeit.
• Verwenden Sie kurze Schlagworte oder Phrasen in Folien. Vermeiden Sie lange Texte zum Mitlesen. Vermerken Sie längere Textabschnitte im Notizenbereich der Folien.
• Beachten Sie die üblichen Regeln zum Erstellen barrierefreier Texte, wie sie auch in dieser Toolbox unter barrierefreie Word-Dokumente beschrieben sind. 
• Farben dürfen nicht das einzige Unterscheidungsmerkmal in Informationen sein. Achten Sie auf ausreichende Kontraste und eine gute Unterscheidbarkeit von Farben, ggf. ergänzt durch Muster wie Schraffuren. 

Welche Dateiform geben Sie weiter?

Abhängig davon, ob Sie Ihre Präsentation lediglich live halten oder ob Sie sie auch als Datei weitergeben, gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Zum Beispiel:

Sie geben keine Datei weiter?
Dann müssen Sie bestimmte Kriterien digitaler Barrierefreiheit nicht einhalten, zum Beispiel Alternativtexte bei Bildern (Sie beschreiben die Bilder während des Vortrags) oder die im Dokument verankerte Reihenfolge von Objekten, die von Vorleseprogrammen (Screenreadern) verwendet wird.

Sie geben die Powerpointdatei weiter?
Sie müssen alle Kriterien für barrierefreie Dateien berücksichtigen. Dies sind im Wesentlichen die Dinge, die in dieser Toolbox unter Barrierefreie Word-Dokumente beschrieben sind. Dazu müssen Sie aber auch spezielle Dinge beachten, z. B. die korrekte Reihenfolge von Objekten in den Folien.

Sie geben die Präsentation als exportierte PDF-Datei weiter?
Hier gibt es zwei unterschiedliche Konzepte:

• Sie Speichern die Präsentation als PDF-Datei:
  Dann müssen Sie schon in Powerpoint alle Kriterien für barrierefreie Dateien berücksichtigen und im Anschluss die gespeicherte PDF-Version noch mit einer Software wie Adobe Acrobat barrierefrei machen, siehe z. B. Barrierefreie Word-Dokumente in dieser Toolbox
• Sie exportieren Ihre Folien als Bilddateien und importieren diese in ein Textdokument, aus dem Sie erst dann eine PDF-Datei erstellen:
  Dann müssen Sie in Powerpoint nicht alle Kriterien digitaler Barrierefreiheit einhalten, müssen aber im Textdokument, in das sie die Abbildungen importieren, ausführliche Beschreibungen der Folien liefern. Falls Sie Foliennotizen in Powerpoint verwendet haben, können diese als Grundlage für die Abbildungsbeschreibungen dienen. Die Vorgehensweise zum Erstellen dieser PDF-Datei ist ansonsten identisch mit den Beschreibungen zu barrierefreien Word-Dokumenten in dieser Toolbox.