In unserer neuen Serie ILIAS @ home im offiziellen ILIAS-Blog stellen wir langjährige und neue User vor und zeigen, wie sie ILIAS nutzen - und als Teil der Community auch dazu beitragen, unsere Software noch besser zu machen. Den Anfang dieser Serie macht heute die Fachhochschule Aachen, seit kurzem auch institutionelles MItglied im ILIAS-Verein.

Bereits seit 2006 setzt die FH Aachen ILIAS in großem Rahmen für ihr hochschulweites eLearning ein. So ist die Nutzerbasis mittlerweile auf nahezu 17.000 Accounts gestiegen.

Mit Jochen Erkens vom eLearning-Team der FH unterhielten wir uns über den hohen Wert des Datei-Objekts, das neue Test-Verfahren, die Licht- und Schattenseiten unseres öffentlichen Feature Wikis - und die positiven Erfahrungen der Aachener mit dem Update auf ILIAS 5.0.

Hallo Jochen! Schön, dass Du Zeit für das ILIAS-Blog hast. Du hast bestimmt viel Spannendes zu erzählen, denn Ihr seid ja schon sehr langjährige ILIAS-User!

Ja, es gab bei uns schon recht früh Leuchtturmprojekte, die bereits ILIAS eingesetzt haben, damals noch in Version 2. Ab 2006 wurde dann ein eLearning-Team aufgebaut und unser jetziges ILIAS-System aufgesetzt. Aus den Studierendenbeiträgen in NRW konnten dann Projektstellen finanziert werden, zunächst mit dem Schwerpunkt der Vorlesungsaufzeichnung.  ILIAS diente damals hauptsächlich als Plattform zur Bereitstellung von Vorlesungsunterlagen, die man sauber verrechten kann. Und seitdem werden es mehr und mehr Dozenten, die es nutzen. Zu diesem Team bin ich 2009 gestoßen - und ILIAS wurde mit zu einer meiner Aufgaben.

Wieviele Leute seid Ihr in Eurem eLearning-Team und wer davon hat direkt etwas mit ILIAS zu tun?

Wir sind zur Zeit zu dritt und angesiedelt in der Datenverarbeitungszentrale. Wir kommen also eher von der technischen Seite und sind alle auch über ILIAS hinaus mit dem eLearning an der FH betreut.

Tobias Balliel kümmert sich hauptsächlich um die Server und technische Infrastruktur. Denise Souter betreut die organisatorische und didaktische Seite. Ich selber unterstütze sie darin, v.a. auch beim Thema Schulungen. Ansonsten ist meine Aufgabe alles, was die Anwendung angeht, also Bug Reports erstellen, Feature Requests schreiben, und natürlich die Kontaktpflege mit der Community und dem Verein.

Wofür verwendet Ihr ILIAS? Das Datei-Objekt und die Umfrage erwähnt Ihr auf Eurer Website…

Wir haben bis auf den Chat alle Objekte aktiviert. Und diese werden auch tatsächlich alle von den Lehrenden genutzt!

Zum Datei-Objekt: Manche behaupten ja, die Verwendung des Datei-Objekts sei gar kein richtiges eLearning. Wir hingegen vertreten den Standpunkt, dass es zumindest ein guter Einstieg ist: Leute, die das Datei-Objekt nutzen, haben wir schließlich schon mal auf dem System. Viele fangen in der Folge dann auch an, andere Funktionen zu nutzen.

Besonders wichtig ist dann zum Beispiel das Übungs-Objekt, weil es organisatorisch so viel erleichtert. Früher ließen sich Dozenten Hausaufgaben per Mail zuschicken lassen und mussten dann alles händisch sortieren, heute nutzen sie einfach die Übung.

Was auch viel eingesetzt wird sind die Tests, wobei wir allerdings noch keine summativen eAssessments mit ILIAS anbieten. Wir verwenden Tests zur Lernstandskontrolle: Was können die Leute schon, wo können Lehrende einsteigen? Außerdem gibt es Selbsttests als Übung vor Klausuren. Hierfür verwenden die Lehrenden oftmals bereits vorliegende Fragenkataloge, die sie dann bei ILIAS einstellen.

Was wir immer gerne empfehlen ist außerdem das Forum. Als interaktives Element in einem Kurs, das asynchrone Kommunikation ermöglicht, bietet es viele Möglichkeiten: Ein Student kann nachts um 2 Uhr eine Frage stellen, die vom Lehrenden dann morgens um 8 Uhr beantwortet wird. Da dieselben Fragen oftmals von mehreren Studierenden gestellt werden, vermindert das Forum den Sprechstunden-Bedarf. Mit etwas Glück, muss noch nicht einmal der Dozent alle Fragen selber beantworten. Stattdessen können dies die Kommilitonen übernehmen. Für die Studierenden ist dies eine gute Übung: Wer etwas selbst im Forum erklären kann, der ist auch für die Klausur gut vorbereitet!

Ist Eure Plattform zur Aufzeichnung von Lehrveranstaltungen eigentlich völlig von ILIAS getrennt?

Nein, die beiden Programme sind nicht ganz voneinander getrennt. Wir zeichnen über Videokonferenztechnik auf, unter Verwendung des Cisco Content Servers (früher Tandberg). Auf diesem System werden die Aufzeichnungen dann auch automatisch verrechnet. Anschließend können nur Teilnehmer bestimmter Kurse die Inhalte sehen. Dabei kann dann die Teilnahme an einem Kurs in ILIAS Voraussetzung für den Zugriff auf die Aufzeichnung sein. Wir machen uns so das Rechtesystem von ILIAS zu nutze.

In die andere Richtung können wir aus dem Videosystem RSS-Feeds generieren, mit denen wir in ILIAS über das Webfeed-Objekt diese Inhalte direkt in Kursen einbinden. So können Studierende aus ILIAS auf die Aufzeichnungen zugreifen.

Habt Ihr diese Verbindung der beiden Systeme selber entwickelt?

Ja, das haben wir bei uns im Haus gemacht.

Womit wir ja schon beim nächsten Thema wären: Ihr beteiligt Euch aktiv an der ILIAS-Entwicklung, was ja auch Eurem Selbstverständnis als eLearning-Team an der FH Aachen entspricht: Ihr stellt Eure Software nicht nur bereit, Ihr entwickelt sie auch weiter. Wie sind denn da Eure Erfahrungen?

Manchmal müssen wir intern die Langwierigkeit der Prozesse verteidigen. Wir haben ja an der FH viele Dozenten, die eine gewisse Affinität zum Programmieren haben. Die sagen dann gerne: "Wann kann ich mein Feature haben - nächste Woche?" Und wir müssen dann um etwas Geduld bitten.

Grundsätzlich konnten wir aber feststellen, dass sich der ganze Entwicklungsprozess sehr professionalisiert hat und auch durchschaubarer geworden ist über die letzten Jahre. Man muss nur einmal verstehen, wie der Prozess abläuft! Wir haben schon Features vorgeschlagen und die auch sauber durchbekommen.

Manchmal würden wir uns aber wünschen, dass der Prozess zwischen dem Vorschlag eines Features und dem Erhalten eines Angebots durch die Programmierer noch etwas gestrafft würde. Das ist natürlich den Strukturen geschuldet, was auch in Ordnung ist, aber manchmal ist der Zeitraum zwischen Vorschlag und Implementierung doch recht lang. Grundsätzlich kann man dazu sagen: Die rein schriftliche Form über das Feature Wiki reicht in der Regel nicht. Es liegt auch viel am persönlichen Kontakt, dass man sich mit anderen Interessenten zusammentut, und den Kontakt mit den Entwicklern und Verantwortlichen pflegt.

Einige Verbesserungen wurden ja hier auch schon in Angriff genommen, z.B. mit der neuen Metadaten-Auszeichnung im Feature Wiki. So können Feature Requests leichter aktuell gehalten werden. Auch unserer Ansicht nach hat das Feature Wiki nur dann einen Wert, wenn die Daten darin auch aktuell und verlässlich sind.

Wir müssen natürlich bedenken, dass die Entwicklungsfirmen Geld verdienen müssen und die Verwaltung im Wiki kostet nun mal wertvolle Zeit. Aber wenn gerade die Zwischenstufen zwischen Vorschlag und fertiger Entwicklung noch regelmäßiger gepflegt würden, wäre es noch besser.

Grundsätzlich haltet Ihr das Feature Wiki aber für ein sinnvolles Format?

Durchaus. Ein Wiki bietet immer einen hohen Grad an Freiheit darüber, wie man es gestalten will. Ich glaube, dass es ein gutes Format ist, um Ideen zu sammeln. Es erlaubt uns, zu sehen, was an Ideen da ist, diese Ideen zu diskutieren und auszuarbeiten - dafür ist es genau das richtige.

Für den eigentlichen Entwicklungsprozess fertig finanzierter Features könnte ich mir allerdings auch den Einsatz einer richtigen Projektmanagement-Software vorstellen.

Die wachsende Komplexität in der Entwicklung bringt uns natürlich immer wieder an einen Punkt, ab dem neue Ansätze verfolgt werden müssen. So war es ja auch im Testprozess, in dem die dezentrale Erstellung und Verwaltung der Testfälle per Excel-Sheets irgendwann an ihre Grenzen kam. Und so haben wir dann im letzten Release einen Piloten auf Testrail gestartet, der insgesamt ein großer Erfolg war.

An diesem neuen Testverfahren habt Ihr Euch ja auch beteiligt - und seitdem auch noch weitere Objekte übernommen. Was ist Eure Motivation für diese intensive Beteiligung?

Wir wollen unseren "Kunden" natürlich ein gut funktionierendes System anbieten. Dafür ist eine gut getestete Software unerlässlich. Wir hatten auf einige neue Funktionen von ILIAS 5.0 bereits gewartet, weshalb wir möglichst zeitnah ein Update auf unserer Installation machen wollten. So war klar: Wenn wir uns am Testen beteiligen, können wir die Veröffentlichung beschleunigen und verbessern.

Früher wirkten die sogenannten "Nuller"-Releases teilweise eher wie bessere Betas, die noch nicht für den Live-Betrieb geeignet waren. Mit dem neuen Testverfahren hat sich das sehr geändert: Hier war auch bereits das erste Release wirklich schon gut nutzbar! Es waren zwar noch Fehler drin, die auch erst im Live-Betrieb aufgefallen sind.  Aber nichts davon hatte schlimmere Auswirkungen.

Wir haben uns sehr gerne beteiligt und auch viele Objekte übernommen, weil es einfach gut funktioniert! Für die alten Excel-Files brauchte man im Testing wirkliche ILIAS-Experten. Dafür hatte bei uns aber keiner Zeit. Mit dem neuen System hingegen konnten wir das eigentliche Testen sehr gut an unsere HiWis auslagern. Die kennen sich inzwischen auch recht gut mit ILIAS aus, aber es gab für das neue Verfahren auch einen guten Leitfaden und Vorlagen dafür, wie Testcases aussehen sollten. In Testrail konnten die HiWis dann auch sehen, was andere gerade testeten. Sie agierten dann nicht mehr alleine im leeren Raum, sondern konnten zu dritt an unterschiedlichen Tagen arbeiten. Dabei war immer klar, dass man auf dem aktuellen Stand ist und es ist sogar ein kleines Spiel daraus entstanden, wessen Bug Report als erstes bearbeitet wurde.

Jetzt, wo dieser große Bestand an Testcases da ist, ist es möglich, mit relativ ungeschultem Personal das ganze System deutlich schneller durchzutesten. Die meisten Hochschulen haben im eLearning-Bereich sicher auch HiWis im Einsatz, die man dafür rekrutieren könnte. Die Experten vor Ort werden dadurch stark entlastet. Wenn man sich also den neuen Testprozess ansieht, kann ich sagen: Ziel erreicht. Das Verfahren funktionierte gut und es wurde eine qualitativ deutlich bessere Version schon beim ersten Release veröffentlicht.

Wie Du schon erwähnt hast, habt Ihr ja auch Eure Haupt-Installation - mit eigenem Skin - schon sehr frühzeitig auf ILIAS 5.0 upgedatet. Wie waren da Eure Erfahrungen, wie lief die Migration?

Da wir solche Updates nie in der Vorlesungs- oder Klausurenzeit machen, hatten wir zwischen dem Winter- und dem Sommersemester dafür nur ein relativ kleines Zeitfenster - etwa zwei bis drei Wochen. Deswegen haben wir schon während der Testphase angefangen, das neue Skin vorzubereiten. Dazu mussten wir uns natürlich zunächst in Bootstrap und Less einarbeiten. Es war dann schnell erkennbar, dass diese Änderungen absolut sinnvoll sind und auch gut funktionieren.

Was natürlich an manchen Stellen zu Schwierigkeiten führte, war, dass sich diese Änderungen noch nicht durch das komplette System durchziehen. Man merkte dort manchmal doch, dass dieses Feature es noch recht kurzfristig in Version 5.0 geschafft hatte. An manchen Stellen werden da die Möglichkeiten noch nicht ganz ausgenutzt. Der direkte Kontakt zu den zuständigen Entwicklern hat aber wieder super funktioniert, so dass man dort auch entsprechende Resonanz bekam.

Das heißt also, wer sich schon während der Entwicklung beteiligt und Input gibt, der hat auch durchaus eine Chance, dass er gehört wird?

Ja, absolut! Es hat einige Stellen gegeben, an denen wir Vorschläge gemacht oder einen Patch erstellt haben, und dieser dann auch in den Core-Code übernommen wurde. Mit dem Skin gäbe es auch noch weitere Möglichkeiten. Ich bin überzeugt, dass da mit ILIAS 5.1 noch mehr kommen wird. Wir werden aufgrund der weiteren Änderungen mit 5.1 sicher auch eine weitere Skin-Überarbeitung machen müssen.

Zusätzlich haben wir auch unsere Icons angepasst. Mit ILIAS 5.0 wurde ja vieles auf SVG-Icons umgestellt, die es auch relativ einfach erlauben, die Farben anzupassen. Zuerst hatten wir damit experimentiert, dies händisch zu tun, was aber wegen der leichten Farbverläufe teilweise schwierig war. Darum haben wir uns ein eigenes Tool dafür programmiert, welches wir auch bei ILIAS NRW vorgestellt haben. Damit kann man sich dann über eine kleine Website ein komplettes Icon-Set mit eigenen Farbcodes zusammenstellen. Wir wollen das bald auch gerne noch der Community zur Verfügung stellen.

Vielleicht melden sich ja nach diesem Interview noch ein paar Interessenten? (Handzeichen gerne in den Kommentaren…) Doch zurück zum Update: Ihr habt also Euer Skin vorbereitet und auch noch hier und da etwas Input gegeben. Dann kam irgendwann der große Tag: Hat alles gut geklappt?

Wir haben an dem Tag ziemlich viel verändert. So haben wir einen neuen Server in Betrieb genommen und das Speichersystem gewechselt, mussten also mit allen Daten komplett umziehen. Außerdem haben wir eine ganze Menge Plug-Ins installiert, die schon mit 5.0 laufen. Das hat eine Weile gedauert, aber gut funktioniert.

Das eigentliche Update auf 5.0 und die Aktualisierung der Plug-Ins alleine hätte bei uns wohl nur einen Ausfall von einer Stunde bedeutet. Wir sind also gut damit durchgekommen und haben bisher auch sehr positive Resonanz erhalten, sowohl was die Optik angeht, als auch für die deutlich höhere Performance.

Was wäre Dein Rat für andere Universitäten oder größere ILIAS-User? Sollte man das Update ruhig schon in Angriff nehmen?

Man kann den Wechsel durchaus wagen. Wir haben ihn jedenfalls noch nicht bereut! Crash Bugs hat es keine gegeben, und was es an Fehlern gab, waren diese in so tiefen Regionen, dass man sagen konnte: Es kann passieren, dass so etwas auch noch durch den Testprozess durchrutscht. So waren auch immer nur wenige User davon betroffen.

Was ich für den Wechsel empfehlen kann, ist das Aufsetzen einer eigenen Vorschau-Installation. Das haben wir diesmal zum ersten Mal gemacht. Die Installation haben wir etwa zwei Wochen vor dem Update schon einmal unseren Lehrenden zur Verfügung gestellt, so dass klar war, was sie erwarten würde. Wir haben zudem aufs Feature Wiki verwiesen, um auch die neuen Funktionen hervorzuheben.

Dieses Angebot wurde sehr gut genutzt und hat uns auch vor dem Update schon viele gute Rückmeldungen beschert. So war die eigentliche Migration dann auch für uns deutlich entspannter.

Wie viele User habt Ihr jetzt auf der 5.0? Bei etwa 12.000 Studenten müssen das ja eine ganze Menge sein?

Jeder FH-Angehörige bekommt automatisch einen Account. Gleichzeitig eingeloggt haben wir tagsüber etwa 400 aktive User, zum Semesterstart auch mal etwas mehr. Im Moment haben wir knapp 17.000 Accounts im System. Das erklärt sich dadurch, dass wir alte Accounts auch nach der Exmatrikulation noch eine Weile inaktiv bestehen lassen, falls z.B. ein Studierender nach dem Bachelor noch einen Master bei uns macht. So bleiben dessen Daten erhalten.

Ihr seid ja kürzlich auch in den ILIAS-Verein eingetreten, was uns natürlich sehr freut. Dazu würde mich interessieren, warum es jetzt zu diesen Eintritt kam?

Die Frage wäre eher: Warum nicht früher?

Die laufenden Kosten sind an einer Hochschule natürlich immer ein Thema. Diese müssen aus irgendeinem Topf bezahlt werden, und so muss man die richtigen Leute davon überzeugen. Den direkten Nutzen konnten wir durch das Engagement deutlich machen, das wir auch vorher schon in die Community gesteckt haben: Wir haben uns wie schon erwähnt ja am Testprozess beteiligt, sind regelmäßig bei ILIAS NRW und auf den Konferenzen dabei, und haben auch in den letzten Versionen immer eigene Features eingebracht und finanziert.

Dadurch konnten wir natürlich sehr zeigen, was der Nutzen des Vereins ist: Die koordinativen Tätigkeiten kann niemand in seiner Freizeit machen! Wir wollen also dabei helfen, gerade auch diese Aufgaben auf eine solide und nachhaltige Basis zu setzen, um so sicherzustellen, dass dies auch auf absehbare Zeit weiterhin so funktioniert.

Schön, das zu hören! Diese Unterstützung ist natürlich höchst willkommen. Stichwort Entwicklung, wollen wir da noch einen kurzen Blick in die Zukunft wagen?

Wir sind im Moment dabei, uns damit zu beschäftigen, was in ILIAS 5.1 kommen wird und was wir finanzieren können. Bei uns ist das Thema Ausfallsicherheit mit Datenbank-Cluster diesmal ganz oben auf der Agenda. Der Hintergrund dazu ist, dass bei uns ein zentrales Datenbank-System aufgebaut worden ist, das mit mehreren Servern arbeitet, die gleichzeitig verschiedene Anfragen bearbeiten können. ILIAS kann im Moment noch nicht mit diesem Datenbanksystem umgehen, weil oftmals Tabellen komplett geblockt werden. Dies hat natürlich gute Gründe, aber die Implementierung müsste für den Einsatz des neuen Systems geändert werden.

Wir hoffen, dass das funktioniert und dass wir diese Änderungen auch in den Core bekommen. Wie sich in der SIG Performance herausstellte, sind auch andere Hochschulen daran interessiert, wie z.B. die Uni Bern. Im Moment wird daher bei der Firma leifos eine Fallstudie zu diesem Thema gemacht. Dabei wird die Implementierung am häufigsten und kompliziertesten Fall getestet, nämlich an der Tree-Tabelle, in der sich der ganze Magazin-Baum befindet. Wenn die Implementierung dort klappt, sollte sie auch in anderen Fällen funktionieren.

Liegt Dir sonst noch etwas auf dem Herzen, was Du der ILIAS-Community auf diesem Wege mitteilen willst?

Insgesamt hat sich aus unserer Sicht über die letzten Jahre das ganze Verfahren und die Zusammenarbeit stark professionalisiert und ist sehr fruchtbar. Dazu zählt auch der Austausch mit den anderen Hochschulen und natürlich Firmen, deren Perspektive auch immer wieder sehr interessant ist. Wir haben in der Community viele gute Kontakte geknüpft und pflegen diese auch gerne. Wir blicken also sehr zuversichtlich und positiv in die Zukunft von ILIAS.

Wunderbar! Jochen, ich bedanke mich ganz herzlich für Deine Zeit und diesen spannenden Einblick in die Arbeit mit ILIAS bei Euch! Ich hoffe, wir sehen uns bei der nächsten DevConf in Dortmund!