In der Serie ILIAS @ home stellen wir im ILIAS-Blog langjährige und neue Anwender und Anwenderinnen vor und zeigen, wie sie ILIAS nutzen - und als Teil der Community dazu beitragen, unsere Software noch besser zu machen. Im neunten Teil der Serie widmen wir uns diesmal dem ILIAS-Einsatz in der Bundesarbeitsgemeinschaft Digitale Lehre an den Hochschulen für den öffentlichen Dienst in Deutschland.

Die Besonderheit: In der BAG teilen sich aktuell 24 ​Bildungsstätten des öffentlichen Dienstes - überwiegend ​Hochschulen​ - eine einzige ILIAS-Installation mit einem gemeinsamen Magazin. Die beteiligten Institutionen arbeiten dabei nicht nur länder-, sondern auch fachübergreifend zusammen. So sitzen in der BAG unter anderem Hochschulen für ​Rechtspflege, ​Rentenversicherung, ​​Polizei, Steuerverwaltung, Allgemeine Verwaltung und sogar für Archivwissenschaft​.

Zwischen diesen ​Bildungsstätten​ gibt es einige inhaltliche Überschneidungen, aber auch viele Unterschiede. Ihre Größe variiert von wenigen dutzend Studierenden bis zu mehreren tausend. Dennoch können sie alle gemeinsam eine ILIAS-Installation nutzen. Dank der Kooperation sind die Kosten für jede einzelne ​Institution gering und Lernmaterialien können leicht untereinander ausgetauscht werden. Auch Schulungen können gemeinsam organisiert werden.

Mit BAG-Sprecherin Renate Meißner haben wir uns über die Hintergründe und ihre Erfahrungen mit ILIAS unterhalten.

Frau Meißner, können Sie uns kurz erzählen, wie es zur Gründung der BAG Digitale Lehre HöD und der damit verbundenen ILIAS-Installation kam?

Ein zentrales Problem der Hochschulen für den öffentlichen Dienst ist, dass diese nur in den seltensten Fällen über eigene Rechenzentren und technisches Personal verfügen. So haben unsere Hochschulen meist nur Zugriff auf ein Rechenzentrum der Verwaltung. Dort geht allerdings der laufende Behördenbetrieb und die Sicherheit - beispielsweise der Steuerdaten - immer vor. Die Bedürfnisse unserer verhältnismäßig kleinen Hochschulen haben da keine Priorität.

Für einzelne Schulen wäre der technische Aufwand, eine eigene Lernplattform zu betreiben, unverhältnismäßig groß. Glücklicherweise stehen die Hochschulen für den öffentlichen Dienst miteinander im Austausch. Sie treffen sich zweimal jährlich auf einer Rektorenkonferenz. Dort kam 2002 erstmals die Idee auf, sich im E-Learning zusammen zu tun. In der Folge haben die interessierten Hochschulen ​durch die BAG ​ein Konzept entwickelt, um gemeinsam eine E-Learning-Plattform aufzubauen, von der alle Beteiligten profitieren. Es folgte eine ​gut ​zweijährige Pilotphase, in der wir verschiedene Systeme evaluiert haben, darunter ILIAS und zwei kommerzielle Plattformen.

Aus welchen Gründen hat ILIAS das Rennen gemacht?

Schon aus finanzieller Sicht war ILIAS die beste Lösung. Denn die kommerziellen Anbieter wollten uns pro Hochschule eine separate Lizenz verkaufen, während ILIAS von der gesamten BAG genutzt werden kann.

Doch waren die Finanzen nicht der wichtigste Grund. Denn gerade der Kooperationsgedanke war es, der eine gemeinsame Plattform so interessant machte! Wir wollten unser E-Learning gemeinsam aufbauen und entwickeln, und damit langfristig vielleicht sogar die Möglichkeit eröffnen, gemeinsame Studiengänge und Prüfungen anzubieten. So weit sind wir zwar noch nicht gekommen, aber die Technik würde es erlauben.

2006 sind wir in den Echtbetrieb gegangen. Die beteiligten Schulen sind seitdem über Kooperationsvereinbarungen miteinander verbunden und zahlen Mitgliedbeiträge zur Finanzierung.

Ihre Plattform ist beim ILIAS Premium Partner Databay gehostet. War dies von Anfang an der Fall?

Wir haben einige Informatiker in der BAG, so dass wir ILIAS ​zu Beginn der Evaluationsphase zunächst selber gehostet haben. Bereits 2004 haben wir uns an Databay gewendet, wo unsere Installation über die Jahre immer weiter gewachsen ist.

Darüber hinaus haben wir gerade zu Anfang etliche Schulungen bei der Firma Qualitus gemacht. Mittlerweile schulen wir neue Nutzerinnen und Nutzer selber intern in der BAG.

Weshalb haben Sie sich dafür entschieden, einen Dienstleister mit dem Hosting der Plattform zu beauftragen?

Einerseits war uns von Anfang an die technische Expertise wichtig, über die wir in dem Rahmen nicht verfügen. Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland wäre aber auch die Abrechnung der anteiligen Kosten sehr kompliziert geworden, hätte eine der beteiligten Hochschulen den ILIAS-Server betrieben. Auch aus diesem Grund haben wir also einen privaten Anbieter vorgezogen.

Sie sind selber Administratorin auf der Plattform. Wie regeln Sie dort die Zuständigkeiten zwischen den verschiedenen Hochschulen?

Die gemeinsame Nutzung unserer ILIAS-Installation hat es erforderlich gemacht, dass wir verschiedene Administratorenrollen nutzen: Es gibt einerseits ​(wenige) ​klassische Administratoren, die auf alle Bereiche des Systems Zugriff haben. Außerdem gibt es für jede Schule eine eigene Kategorie, die von lokalen Admins verwaltet wird. Diese verwalten dann ihren eigenen Schulbereich.

Dazu gehört auch - klar getrennt von den anderen Schulen - die Benutzerverwaltung. Sie können also eigenständig Benutzerinnen und Benutzer anlegen, ihre Daten pflegen und löschen. Dies ist nicht nur aus Datenschutzgründen erforderlich - sondern auch aus Zeitgründen. Denn wir haben mittlerweile etwa 25.000 Leute auf der Plattform, aber keine zentrale Stelle, die diese verwalten könnte. Die Beteiligten der BAG sind hauptberuflich ja größtenteils Dozierende, so dass eine Einzelperson gar nicht genügend Zeit aufbringen könnte. Also kümmert sich jede Hochschule selbständig um ihre Benutzerinnen und Benutzer.

Wir verhindern Sie bei diesen hohen Benutzerzahlen Wildwuchs?

Es bleibt jeder Hochschule selbst überlassen, ob sie automatisch für alle Jahrgänge Benutzeraccounts anlegt oder dies nur bei Bedarf macht. Wir bitten aber alle Mitglieder darum, die Benutzerinnen und Benutzer der abgeschlossenen Jahrgänge aus dem System zu nehmen. Außerdem führe ich einmal jährlich eine Säuberungsaktion durch: Wer drei Jahre nicht auf das System zugegriffen hat, fliegt raus. Die erforderliche Regelung dafür wurde in unserer Mitgliederversammlung beschlossen.

Auch was die Verwendung der verschiedenen Werkzeuge von ILIAS angeht kann jedes Mitglied selbst entscheiden?

Ja, die Entscheidung darüber, über alle Inhalte und die eigene Gestaltung liegt bei den einzelnen Hochschulen. Diese können ihre Kategorien nach Belieben einrichten.

Wie werden die Kosten aufgeteilt?

Wir haben Mitgliedsbeiträge von 1.200 Euro im Jahr. Ein großer Teil davon wird für das Hosting eingesetzt. Darüber hinaus haben wir auch Support bei Databay gebucht. Außerdem haben wir mit Vitero ein virtuelles Klassenzimmer im Angebot, das jährliche Lizenzkosten verursacht. Der Vorteil der BAG ist aber, dass wir gemeinsam eine Lizenz nutzen können. Dies hat sich auch bei der Nutzung anderer kostenpflichtiger Werkzeuge schon bezahlt gemacht, da die Lizenzgeber in Anbetracht unserer großen Gruppe oft verhandlungsbereit sind.

Was bieten Sie Ihren Mitgliedern sonst noch für Vorteile?

Wir bieten Schulungen an. Dazu zählen natürlich - wie schon erwähnt - Schulungen in der ILIAS-Anwendung. Neumitglieder erhalten eine Einführung in die Software und die lokale Administration. Doch auch speziellere Themen können behandelt werden. Meistens finden wir innerhalb der BAG jemanden, der diese Schulungen durchführen kann. Sollte dies nicht der Fall sein, können wir jemanden vermitteln. Neben diesen eher technischen Schulungen bieten wir auch didaktische Schulungen mit externen Expertinnen und Experten an.

All dies wird im Normalfall ohne Mehrkosten über unser Budget finanziert. Die beteiligten Hochschulen können ohne weitere Kosten an den Schulungen teilnehmen. Wünscht eine Hochschule eine spezielle In-House-Schulung nur für ihre eigene Anwenderschaft, wird diese getrennt mit dem oder der Dozierenden abgerechnet.

Wie kommunizieren Sie untereinander, um diese Aktivitäten zu organisieren?

Einmal jährlich veranstalten wir ein Jahrestreffen, an dem pro Schule​ mindestens​ ein stimmberechtigter Entsandter teilnehmen darf. Dort wird - wie in Vereinen üblich - Rechenschaft abgelegt und die Budgetplanung für das kommende Jahr beschlossen. In diesem Rahmen werden auch Themenwünsche zu Schulungen gesammelt. Die Ortswahl und die Anmeldungen werden anschließend per E-Mail organisiert. Selbstverständlich können Wünsche nach Schulungen auch außerhalb dieser Treffen auf den verschiedensten Kommunikationswegen an uns herangetragen werden.

Der ständige Ausschuss, der eine Art Vorstandsfunktion in der BAG übernimmt, trifft sich außerdem regelmäßig in Vitero.

Wie ist Ihre ILIAS-Plattform aufgebaut? Sie hatten ja erwähnt, dass der Austausch von Lehrmaterialien durchaus erwünscht ist. Spiegelt sich dies auch im Aufbau Ihres Magazins wieder?

Wir haben unser Magazin in sechs Kategorien aufgeteilt: Der Kernbereich ist sicherlich die Oberkategorie für alle beteiligten Hochschulen​ und Institutionen​. Diese haben darin dann jeweils eine eigene Kategorie, die sie frei verwalten können. Als zweites gibt es eine Kategorie für die Verwaltung der BAG (für Protokolle, Termine usw.). Einen dritter Bereich haben wir für Kooperationen angelegt. Denn es ist unseren Mitgliedern erlaubt, für die Dauer eines Projekts externen Beteiligten Zugang zu unserer Plattform zu geben. Auch für Kooperationen mehrerer Hochschulen innerhalb der BAG kann dieser Bereich genutzt werden, um die  datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten.

Außerdem gibt es eine Dozierendenkategorie. Dort kann jeder Lehrende seine Materialien vorbereiten. Dieser Bereich soll aber auch den Austausch zwischen den Dozierenden anregen. So werden Fachbereich und Hochschule der Beteiligten jeweils prominent angezeigt und Kontaktmöglichkeiten im Persönlichen Profil direkt verlinkt. Gemeinsame Fach​gebiete und Interessen von Lehrenden aus verschiedenen Bundesländern können so schneller entdeckt und eine Zusammenarbeit gefördert werden. Studierende haben auf diesen Bereich keinen Zugriff.

Als fünftes gibt es die Kategorie "Themenbereiche". Dort werden auf freiwilliger Basis Materialien von den jeweiligen Autoren und Autorinnen bereitgestellt. Diese können dann von anderen Dozierenden - immer unter Verweis auf die Quelle - in ihrem eigenen Unterricht verwendet werden. Diese Möglichkeit wird von einigen Mitgliedern rege genutzt. Der Bereich steht auch den Studierenden aller Hochschulen zur Verfügung.

Der letzte Bereich ist der Versuchs- und Testbereich. Dieser dient unseren Dozierenden als Sandkasten. Sie können dort alle Funktionen von ILIAS ausprobieren. Der Bereich wird außerdem für Schulungen verwendet.

Damit haben Sie mir schon das Stichwort für meine nächste Frage gegeben: Sind auf Ihrer Plattform tatsächlich alle Funktionen von ILIAS aktiviert - oder haben Sie einige Objekte deaktiviert?

Wir haben alles freigeschaltet. Die eigentliche Nutzung ist natürlich wieder den jeweiligen Institutionen überlassen. Ich kann aber sicher sagen, dass viele Schulen mit Lernmodulen arbeiten. Dabei kommt das Lernmodul HTML oft zum Einsatz, wenn andere Autoren-Tools verwendet wurden. SCORM wird seltener genutzt. Die Trackingfähigkeiten sind für uns nicht von Bedeutung. Auch der Mediacast wird - besonders für Videos - gerne verwendet. Kurse und Gruppen, Übungen, Tests, Umfragen, Dateien und Weblinks werden natürlich auch viel eingesetzt. Darüber hinaus wird auch der Buchungspool gerne verwendet, vor allem zur Vergabe von Referats- und Hausarbeitsthemen.

Als Plugins kommen außerdem neben dem bereits erwähnten Vitero das Etherpad, das LiveVoting und unser Antrago-Plugin zum Einsatz.

Das klingt nach einer sehr vollständigen ILIAS-Nutzung - weit über das Klischee eines LMS als reine Verteilplattform für PDFs hinaus.

Das stimmt. Dieser Erfolg ist sicherlich zum Teil unseren regelmäßigen Schulungen geschuldet. Dort lernen nicht nur die Anwenderinnen und Anwender, sondern die Vortragenden erfahren auch, was in der Anwenderschaft gewünscht wird. Auf diese Wünsche können wir dann in der Folge verstärkt eingehen.

Ein Beispiel hierfür wäre die Gestaltung von Kursen mit dem Seiteneditor. Dies ist eine Möglichkeit, die zunächst nicht ganz offensichtlich ist, mittlerweile aber in der BAG gerne genutzt wird. Unsere Mitglieder sind heute in der Lage, richtig schicke Designs zu gestalten.

Sie verwenden momentan noch ILIAS 5.1. Werden Sie bald auf die neue Version updaten?

Die aktuelle Version 5.2 habe ich mir bereits angesehen. Wir warten mit dem Update der Plattform aber immer ein wenig, weil so viele Beteiligte davon abhängig sind und wir auch Updates für unsere Plugins benötigen. Inbesondere Antrago ist hier von Bedeutung, da mehrere unserer Mitglieder ihre Schulverwaltung inklusive Notenverwaltung darüber handhaben.

Um einen reibungslosen Versionswechsel zu gewährleisten, richten wir vor dem Update immer einen Testserver ein. Dort können alle Beteiligten die Funktion ihrer Szenarien überprüfen. Fehler und Probleme sammeln wir in einem internen Forum - und leiten sie ggf. weiter.

Wie handhaben Sie generell den Support? Erreichen Sie viele Anfragen aus der BAG?

Wir haben den Prozess gut kanalisiert. Die Benutzerinnen und Benutzer fragen immer zunächst ihre lokalen Administratorinnen oder Administratoren, wenn ​sie ein Problem haben. Diese wenden sich dann an die BAG, wenn sie keine Lösung wissen. In den seltenen Fällen, in denen wir auch nicht helfen können, leiten wir die Anfrage an den Databay-Support weiter.

Im Rückblick: Wie sind Ihre Erfahrungen mit ILIAS nach all diesen Jahren?

Wir haben auf jeden Fall gute Erfahrungen gemacht und sind sehr zufrieden. Ich selber beobachte ILIAS bereits seit dem Jahr 2000 und habe in all diesen Jahren die Entwicklung verfolgt. Die verbesserte Unterstützung von Smartphones und Tablets in ILIAS 5 ist wirklich super. Dies ist für die Software ein großer Schritt nach vorn!

Frau Meißner, vielen Dank für das Gespräch. Wir wünschen beim ILIAS-Einsatz in der BAG weiterhin alles Gute!