Digitale Fortbildungen spielen eine immer größere Rolle – auch im medizinischen Bereich. Doch wie organisiert man Lernangebote für Zehntausende Teilnehmende effizient? Kathrin Hildebrand, stellv. Geschäftsführerin und ihr Team der ärztlichen Akademie für Fort- und Weiterbildung in Nordrhein setzen dabei auf ILIAS. In diesem Gespräch erzählt sie uns, warum die Akademie von Moodle zu ILIAS gewechselt ist, wie sie Online- und Präsenzformate kombinieren und welche Pläne sie für die Zukunft haben.

Alina:

Kathrin, vielen Dank, dass du dir die Zeit für das Interview nimmst und uns ein paar Einblicke in eure Akademie verschaffst. Du sagtest, dass ihr Fort- und Weiterbildungen für über 71.000 Ärztinnen und Ärzte sowie doppelt so viele medizinische Fachangestellte anbietet. Eine beeindruckende Zahl! Haben alle einen ILIAS-Zugang?

Kathrin:

Unser Kursangebot richtet sich in erster Linie an nordrheinische Ärztinnen, Ärzte und MFAs, aber es können auch Teilnehmende aus anderen Bundesländern dabei sein. Dadurch kommen diese Zahlen zustande. Wer an einer unserer Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen teilnimmt, erhält einen Zugang zu ILIAS und behält diesen nach Abschluss des Kurses noch für ein Jahr. Sie sind demnach nicht alle gleichzeitig auf unserem System. Aber zu Spitzenzeiten kann schonmal viel los sein. Das höchste waren bisher circa 200 User gleichzeitig.

Alina:

Dann darf auf technischer Seite natürlich nichts schief gehen. Ihr seid 2022 von Moodle auf ILIAS gewechselt – eine große Veränderung. Wie kam es dazu?

Kathrin:

Es gab mehrere Gründe.

Einer der wichtigsten war, dass wir keine eigene IT-Abteilung haben und uns daher guter Support wichtig war. Außerdem wollten wir einen Partner, der uns unsere Plattform aufsetzt und so weiterentwickelt, wie wir es benötigen. Moodle ist uns leider häufiger abgestürzt und wir hatten keinen Zugriff mehr und niemanden, den wir hätten kontaktieren können. Das Problem haben wir bei ILIAS bisher noch nicht gehabt.

Zum anderen kooperieren wir eng mit Schwester-Akademien und tauschen Kursinhalte untereinander aus. Diese benutzen ebenfalls ILIAS. Das Kooperieren ist über identische Plattformen wesentlich einfacher.

Ein weiterer Vorteil ist, dass ILIAS sehr vielen ein Begriff ist. Teilnehmende und Referierende, die an Hochschulen tätig sind, müssen wir ILIAS oftmals nicht mehr von Grund auf erklären.

Die größte Herausforderung war der aktive Wechsel von Kursen, die bereits laufen aber ggf. noch mehrere Monate dauern. Auch diese laufenden Kurse sind mit umgezogen.

Alina:

Das klingt nach einem großen Kraftakt. Wie haben die Teilnehmenden auf den Wechsel reagiert?

Kathrin:

Natürlich gab es anfangs eine kurze Eingewöhnungsphase. Aber da wir auf ILIAS alles übersichtlicher gestalten konnten, auch aufgrund eines Trainings unseres Dienstleisters, haben sich alle schnell zurechtgefunden – auch unsere älteren Mitarbeitenden.

Alina:

Jetzt, da ihr euch gut eingelebt habt: Wie genau setzt ihr ILIAS in euren Fortbildungen ein? Arbeitet ihr hauptsächlich online oder kombiniert ihr verschiedene Formate?

Kathrin:

Wir nutzen ILIAS für verschiedene Formate: reine Online-Kurse, eLearnings, aber auch um Präsenzveranstaltungen zu planen. Beispielsweise stellen wir Unterlagen für Präsenztage bereit oder planen Exkursionen über die Plattform. Man kann also sagen, wir nutzen ILIAS viel im Bereich des Blended Learnings.

Alina:

Klingt nach einem vielseitigen Einsatz. Welche Funktionen von ILIAS sind für euch dabei besonders wichtig?

Kathrin:

Wir arbeiten viel mit Foren, Gruppen, Online-Aufgaben, Abstimmungen und Wissenstests. Außerdem binden wir externe Autorentools über SCORM ein und nutzen die LTI-Schnittstelle.

Alina:

Und wie entstehen eure Lerneinheiten? Entwickelt ihr die Kurse komplett selbst?

Kathrin:

Die Lerneinheiten basieren zum größten Teil auf Fort- und Weiterbildungsordnungen sowie Muster-Kursbüchern und Muster-Fortbildungscurricula. Zunächst sichten wir diese Ordnungen und Curricula, dann suchen wir passende Referierende zu den jeweiligen Themen. Danach folgen mehrere Abstimmungsprozesse über die Autorentools oder die Referierenden laden teils selbst Materialien hoch.

ILIAS dient uns dabei nicht nur zur Kursplanung, sondern auch zur Durchführung und Kommunikation zwischen Teilnehmenden und Referierenden. Auch die Evaluation der Kurse läuft derzeit über ILIAS, soll aber bald durch ein externes Tool ergänzt werden. Das hat einen Auswertungsgrund. Wir können im neuen System alle oder auch nur bestimmte Evaluationen mit ewnigen Klicks in einer Grafik gegenüberstellen, um Veränderungen sichtbar zu machen.

Was aber für uns in Zukunft auch sehr wichtig sein wird, ist den Fragen in den Evaluationen bestimmte Qualitätsstandards zu geben, bei deren Unterschreitung an die richtigen Personen eine Nachricht abgesetzt wird. So können wir im Fall von Qualitätsverlust im Kurs direkt agieren, statt im Nachgang nur noch zu reagieren. 

Außerdem haben wir festgestellt, dass die Rücklaufquote um einiges höher ist, wenn wir die „Hürde“ des sich nochmal Einloggens auf ILIAS wegnehmen. Eingebunden wird es auf der Lernplattform dennoch. Wir erinnern nur nochmal daran in einer separaten Email mit direktem Link und QR-Code zur Umfrage.

Alina:

Das klingt gut durchdacht. Wie stellt ihr sicher, dass die Teilnehmenden den gewünschten Lernerfolg erzielen?

Kathrin:

Es gibt verschiedene Methoden, die wir aktiv nutzen. Zum einen prüfen wir über Tests das Wissen, zum anderen binden wir SCORM-basierte eLearning-Einheiten ein, die ebenfalls Wissen abfragen. Oder wir nutzen die Übung für Hausaufgaben oder vorbereitende Aufgaben. In dem Zuge wird auch der Lernfortschritt aktiv genutzt.

Alina:

Und habt ihr darüber hinaus schon Pläne für die Weiterentwicklung eurer Online-Angebote?

Kathrin:

Wir haben sehr viele Kurse, in denen noch vertonte PowerPoint-Einheiten hochgeladen wurden. Diese möchten wir zukünftig durch interaktive eLearnings ersetzen, an deren Ende eine Wissensüberprüfung erfolgt. Die Einbindung in ILIAS soll über SCORM-Einheiten erfolgen.

Alina:

Ein spannendes Konzept! Ein anderes spannendes Thema: Ich habe auf eurer Website gesehen, dass euer Team fast ausschließlich aus Frauen besteht. War das eine bewusste Entscheidung oder hat sich das einfach so ergeben?

Kathrin:

Das hat sich tatsächlich einfach so ergeben. Was man auf der Website nicht sieht: Wir haben viele männliche Aushilfen, die unsere Kurse während der Durchführung sowohl online als auch in Präsenz betreuen. Unser letzter männlicher Kollege ging vor zwei Jahren in Rente. :)

Alina:

Eine abschließende Frage habe ich noch: Ihr seid seit letztem Jahr Mitglied im ILIAS-Verein. Welche Vorteile erhofft ihr euch davon?

Kathrin:

Wir erhoffen uns, dass wir aktuelle Entwicklungsschritte mitbekommen und auch einen anderen Blickwinkel als den der Hochschulen mit einfließen lassen können. Besonders spannend ist für uns der Austausch mit anderen Organisationen: unsere Schwesterakademie aus Westfalen-Lippe ist ebenfalls Mitglied und wir sprechen viel gemeinsam ab und lassen auch in anderen System weiterentwickeln.

Da wir keine eigene IT-Abteilung haben, die die Software direkt für uns weiterentwickeln, hoffen wir durch den guten Austausch mit den Entwicklern Denkanstöße geben zu können, die dann in die Entwicklung von ILIAS einfließen.

Alina:

Vielen Dank, Kathrin! Es war spannend zu hören, wie ihr ILIAS in eure Fortbildungen integriert und welche Pläne ihr für die Zukunft habt.